중장년 구직자가 재취업을 위해 준비해야 할 구직 포트폴리오에는 이력서, 자기소개서, 커버레터, 경력기술서, 업무수행계획서 등이 있다. 필자가 현장에서 느끼는 중장년들이 가장 작성하기 어려운 구직서류 중의 하나가 바로 '업무수행계획서'이다.
그들은 "도대체 어떻게 구성하고 어떤 내용을 주로 담아야 할지 잘 모르겠다"라고 한다. 게다가 구인 업체에서 별도로 양식을 제공하지 않을 때는 더욱 어려워한다. 이런 경우 업무수행계획서를 한글파일로 작성해야 할지 아니면 파워포인트 양식으로 해야 할지 질문들이 많다.
최근 채용 과정에서 구직자에게 '업무수행계획서'를 요구하는 경우가 점차 늘어나고 있다. 그렇다면 중장년에게 업무수행계획서 작성은 꼭 필요할까?
일반적으로 구인 업체가 요구하는 업무수행계획서는 1차 서류전형을 통과하고 면접 요청을 받기 직전에 구직자에게 요구하는 편이다. 따라서 업무수행계획서를 제출하라는 요청을 받았다면 기분이 좋게 생각하라.
중장년은 다년간의 경험과 노하우를 보유하고 있어 업무수행계획서를 통해 구체적으로 자신의 역량을 어필할 수 있다. 이는 기회다. 또한 구인 업체에서 특별히 요구하지 않아도 업무수행계획서를 미리 준비해 두면 유리하다.
그 이유는 다음과 같다. 첫째, 미리 준비해 두면 다음 단계인 면접에서 유리한 고지에 서게 된다. 구인 업체에서 업무수행계획서를 요구하는 경우 향후 면접에서 업무수행계획에 대한 '발표 면접'이 진행될 가능성이 매우 높기 때문이다. 따라서 업무수행계획서를 미리 작성해 두면 발표 면접을 준비해 둔 것과 같다.
둘째, 업무 수행계획서는 해당 지원 기관에 대한 조사, 직무에 대한 정보 수집 등 다양한 정보가 있으면 작성하기가 쉽다. 수집된 정보를 바탕으로 업무수행계획서를 작성하면 중장년이 해당 기업에 어떤 실질적인 성과를 도출할 할 수 있을지가 명확해진다. 그리고 구직자 자신이 "왜 지원하는가?"에 대해 스스로 질문해 보면서 목표설정이 명확하게 된다.
셋째, 형식은 자유로우니 이왕이면 다양한 도구들을 활용하여 작성하면 더욱 좋다. 예를 들어 파워포인트(ppt) 형식으로 작성해 보는 것도 제안하고 싶다. 구직자가 문서작성 능력까지 갖추었음을 사전에 구인 업체에 알릴 수 있는 장점도 있다. 화려한 프리젠테이션이 아니더라도 좋다. 좋은 인상을 주는 효과는 분명히 있다.
이제부터 어떻게 작성해야 할지 자세히 살펴보고자 한다. 우선 업무수행계획서 작성의 목적은 크게 두 가지이다. 첫째, 구인자 관점에서 지원 분야와 관련하여 어떠한 '역량'을 보유하고 있는지를 사전에 검증하기 위함이다. 따라서 해당 기관에서 요구하는 내용에 대해서는 하나도 빠짐없이 작성해야만 한다. 예를 들어 업무수행계획서에 '직무에 대한 이해' 부분을 작성하라고 요청받았다면 구직자는 반드시 해당 내용을 성실하게 작성해야 한다. 둘째, 입사 이후 구체적인 업무 계획 내용에 관한 확인을 통해 실무적인 측면에서 '평가'하기 위함이다. 구인자가 자신을 평가한다는 것을 염두에 두고 작성하는 것이 무엇보다 중요하다.
업무수행계획서 핵심 구성 요소는 다음과 같다. 실제 사례를 통해 살펴보면 A 기관에서는 직무 이해, 직무역량, 소통 능력, 발전계획을 기술해 달라고 한다. B 기관에서는 자신의 지식, 경험, 경력 등과 응시 직위와의 관련성을 중심으로 직무에 대한 이해 및 응시 취지, 직무수행 방향 및 비전, 구체적인 실천 방안 순으로 구성하되 가급적 1~2장 이내로 자유롭게 기술해 달라고 한다. 이처럼 각각의 사례에서 알 수 있듯이 업무수행계획서의 구성 요소는 다양하다.
업무수행계획서 작성은 지원 기관이나 기업에서 요구하는 소주제가 있는데 각각의 요소에 대해 성실히 작성해야만 한다. 업무수행계획서의 구성 요소로 '직무이해', '직무역량', '발전계획'을 요청받았다고 가정하고 작성해 본다면 다음과 같다.
직무이해 및 직무역량 작성 부분은 해당 직무를 자세히 파악하여 직무에서 요구하는 핵심 역량 요소를 먼저 추출해 본다. 예를 들면 리더십, 문제해결 능력, 의사소통 능력, 관련분야의 전문성, 상황 판단 능력 등을 추출해 볼 수 있다. 그리고 해당 역량 요소에 대해 입증할 수 있는 대표 사례를 중심으로 작성한다. 해당 업무를 수행하는 데 있어서 자신의 강점이 무엇이지 많은 요소를 나열하기보다는 자신의 차별화된 강점을 간결하게 작성한다.
향후 발전계획 부분은 직무에서 요구하는 경험과 노하우를 제시하면 된다. 향후 자신이 해당 분야에서 어떻게 업무를 수행할 것인지에 대해 구체적으로 작성한다.
앞에서 업무수행계획서 구성 사례에서 알 수 있듯이 일반적으로 해당 기관이나 기업에서는 업무수행계획서에 포함되어야 할 핵심 요소들을 미리 구직자에게 제시하여 준다. 일반적으로 공통 요소로는 '직무에 대한 이해'와 '직무역량'은 필수다. 그리고 향후 구체적인 '실행계획'을 요구한다. 따라서 위와 같은 요소를 염두하고 업무수행계획서를 작성하면 된다. 만약 기업에서 사전에 구성 요소를 제시해 주지 않는 경우 이와 같은 요소를 참고해라.
둘째, 구인 기업은 중장년을 채용하였을 경우 실질적으로 어떤 부분이 도움이 될지 그 내용을 가장 궁금해한다. 따라서 자신이 업무를 수행하면 궁극적으로 해당 조직에 어떠한 '기여'를 할 수 있을지 논리적으로 설명할 수 있어야만 한다.
따라서 자신이 어떻게 조직에 기여할 수 있는지에 대해 구체적으로 설명한다. 내용, 기간, 구체적인 성과 내용을 기반으로 기술하면 좋다. 단기간의 성과와 장기간의 성과를 구분하여 제시해 보라. 기업은 우선 단기적인 성과에 관심이 많을 수 있다. 또한 단기적인 성과는 아니지만 중장기적으로 성과를 낼 수 있는 부분까지도 설명할 수 있어야 한다.
특히 조직의 문제점을 지적할 때는 조금 조심스럽게 접근하는 것이 좋다. 자칫 문제점만 지적하고 실질적인 대안을 제시 못하였을 때는 오히려 불리하다. 문제점을 지적하고 싶다면 구체적인 대안을 제시할 수 있어야 한다.
주로 성과에 직접적인 연계가 없더라도 중장년의 다년간 경험과 노하우를 통해 조직 내의 다양한 문제해결을 다루었던 부분을 강조하는 것이 좋다. 특히 문제해결 능력을 입증할 수 있는 대표적인 사례를 제시하는 것이 좋다.
이와 같이 업무수행계획서는 핵심 위주로 설명하면 된다. 장황하게 너무 늘어지지 않도록 해야 한다. 한 장의 슬라이드에는 하나의 메시지면 충분하다. 업무수행계획서를 준비했다면 이 내용을 바탕으로 프리젠테이션 혹은 발표 면접을 미리 준비해라. 시간은 10분 내외로 준비하고 연습하는 것이 중요하다.
중장년에게도 업무수행계획서는 노동시장에서 차별화할 수 있는 도구다. 그러나 작성해 놓고 묵히면 곤란하다. 향후 자신의 구직활동에 적극적으로 활용해라.
*장욱희 박사는 현재 경제사회노동위원회 전문위원으로 활동 중이다. 그는 성균관대학교 산학협력단 교수와 숭실대학교 경영학부 조교수를 역임했으며, (주)커리어파트너 대표이사로 재직했다. 방송 관련 활동도 활발하다. KBS, 한경 TV, EBS, SBS, OtvN 및 MBC, TBS 라디오 등 다수 프로그램에 출연하여 고용 분야, 중장년 재취업 및 창업, 청년 취업 등에 대해 이야기했다. 삼성SDI, 오리온전기, KT, KBS, 한국자산관리공사, 예금보험공사, 서울시설공단, 서울매트로 등 다양한 기업과 기관에서 전직지원컨설팅(Outplacement), 중장년 퇴직관리, 은퇴 설계 프로그램 개발 등의 업무를 수행했다. 또한 대학생 취업 및 창업 교육, 고용노동부, 중소벤처기업부 정책연구를 수행하였으며 공공부문 면접위원으로 활동하고 있다. 그는 '나는 당당하게 다시 출근한다'라는 책을 출간했으며, '아웃플레이스먼트는 효과적인가?'라는 논문을 발표했다. 현재 인사혁신처 정책자문위원회 위원, 여가부 산하 한국청소년상담복지개발원 비상임 이사로 활동 중이다.
