업무 경과 등 상세한 공유와 보고 필수
[서울=뉴스핌] 조한웅 기자 = WHO의 코로나19 팬데믹 선언과 함께 바이러스 확산 방지를 위해 사회적 거리 두기의 중요성이 대두되며 재택근무를 하는 기업들이 크게 늘었다.
갑자기 준비 없이 시작된 재택근무가 지속되면서 '워라밸 지키기가 더 어렵다', '생각만큼 생산성이 오르지 않는다', '장기간 재택근무로 외로움을 느낀다' 등 불편함과 어려움을 호소하는 사람들도 계속 늘고 있다.
세계 최대 사무가구 제조업체로서 사람들이 일하는 모습을 오랜 기간 동안 심도 있게 관찰·연구해온 스틸케이스(Steelcase)에서는 재택근무의 생산성을 높이기 위한 5가지 실질적인 팁을 제안한다.
1. 재택근무 시에도 출퇴근을 확실히 하라
재택근무의 가장 큰 장점은 출퇴근 준비에 들어가는 시간을 아낄 수 있다는 점이다. 출근시간까지 푹 자다가 눈 뜨자마자 바로 컴퓨터를 켜고 업무에 임할 수도 있다. 그러다 보니 업무시간의 개념이 흐려지기 쉽다. 평소 9시 출근, 6시 퇴근이었다면 재택근무 시에도 이를 정확하게 지켜야 한다. 이는 개인에게 해당되기도 하지만, 회사 정책 상으로도 분명히 할 필요가 있다. 출퇴근 개념이 사라지면 늦은 밤 컴퓨터 앞에서 업무를 지시하는 상사가 나타나기 마련이다.
2. 눈 앞에 보이는 것처럼, 상황을 공유하라
사무실에서도 이런저런 이유로 자리를 비우게 되는 경우가 있다. 이 경우 당연히 주변 동료들에게 왜 잠깐 자리를 비우는지, 언제 돌아올 것인지 알리게 된다. 하지만 재택근무자들은 옆에 사람이 없다 보니 아무런 설명 없이 자리를 비우곤 한다. 일정 시간 이상 컴퓨터 앞을 떠난다면 반드시 그 이유를 설명하도록 하자. 그러지 않으면 협업과 업무 처리에 지장을 초래하게 된다. 최악의 경우 불필요한 오해도 살 수 있다. 대답 없는 동료를 부르는 것만큼 힘 빠지는 일도 없다는 것을 명심하자.
3.잡담은 재택근무의 생산성을 높여준다
재택근무자들은 고립된 업무 경험에 빠져들기 쉽다. 특히 주요 업무가 '미팅' 이었던 사람들은 무척 외로움을 느낄 것이다. 사무실에서도 가끔 사담을 나누면서 리프레시의 시간을 갖듯이, 재택근무 시에도 리프레시를 위한 시간을 갖는 것이 필요하다. 메신저로 재미있는 영상을 공유하거나, 화상회의를 통해 티타임을 가져도 좋다. 재택근무 중의 캐주얼한 대화는 팀웍의 기반이 되고, 외로움 해소에 가장 좋은 방법이다. 식사시간 직후 5~10분 정도 캐주얼 미팅을 겸한 수다 타임을 가져보는 것도 좋을 것이다.
4.하루 단위로 To-do 리스트를 만들고 팀과 공유하자
재택근무 시 가장 큰 어려움은 서로 마주 보고 있으면 굳이 설명하지 않아도 될 일들을 설명하고 공유해야 한다는 점이다. 팀원 간의 상호 업무 파악이 되어 있지 않으면 팀웍이 생겨날 수가 없다. 때문에 매일 업무를 시작하기 전 오늘의 To-do 리스트를 만들고, 팀원들과 공유하는 것은 필수적이다. 집에서 일을 하면 산만해지고 평소의 루틴을 잃기 쉽기 때문에 To-do 리스트를 만드는 것은 집중력을 높이는 것에도 도움이 된다.
5.'일' 하는 공간을 선정해라.
모든 사람이 홈 오피스를 갖고 있지는 않다. 그러므로 집 안에서 "일하고 있다"라는 느낌을 받을 수 있는 구역을 선정하는 것이 중요하다. 너무 어지럽혀져 있는 책상이나 소음이 있는 공간은 피해야 한다. 가구, 기기들에 접근하기 용이하고 배치가 효율적인 지도 확인해보자. 가정용 인테리어 가구들은 아마 업무를 수행하기에 최적화되어있지 않을 것이다. 책상과 의자는 높낮이가 맞는지, 오래 앉아있어도 허리는 안 아픈지 등을 체크해 일하기 가장 적합한 공간을 선택하고, 그 공간에서는 100% 업무에 집중할 수 있어야 한다.
그 외에도 스틸케이스는 다양한 협업 도구를 적극적으로 활용할 것을 권장한다. 재택근무 시 카카오톡 등 메신저 활용도가 급증하게 되는데, 한 가지 툴에만 의존하게 되면 생산성 및 창의성에 제약이 생길 수 있다고 지적한다. 아울러, 재택근무 시 필수적으로 발생하는 화상회의 시 화면을 꺼둔 채 회의에 참가하는 경우가 종종 있는데, 카메라를 사용하는 것을 적극 권장한다. 상호 소통이 활발해지고, 동료들의 얼굴을 확인하는 것 자체가 긍정적인 영향을 미친다. 회의의 집중력이 높아지는 것은 물론이다.
재택근무가 장기화될수록 '재택 피로도'가 높아지기 마련이다. 생산성을 높이고, 고립감을 해소하라면 그 어느 때보다 동료들과 적극적인 소통이 필요하다. 일할 공간을 정한 후 카메라를 켜고, 대화를 충분히 나누면서, 업무 일정과 상황을 공유하면서 업무에 임한다면 재택근무의 효율은 높아질 것이다.
whitss@newspim.com
