자리 구분 없애니 업무 효율·창의성 높아져
[세종=뉴스핌 최영수 기자] '혁신의 아이콘' 구글이 급성장한 비결은 무엇일까. 가장 큰 요인은 창의적인 기업문화와 활발한 소통이다. 조직 내에서 소통 부족과 낡은 관행은 업무 효율성을 떨어뜨리는 주요인이다. 새로운 변화를 외면하고 몸에 밴 기존의 관습을 고수하기가 쉽기 때문이다.
이 같은 현상은 정부나 기업, 단체 등 대부분의 조직에서 나타나는 해묵은 과제다. 박근혜 정부가 창조경제를 하겠다면서 부처 간 협업과 대국민 소통을 강조하며 ‘정부 3.0’을 적극 추진하는 것도 바로 이런 이유에서다.
2년 전 지방의 혁신도시로 이전하면서 직원들의 개인 책상과 컴퓨터, 전화기 등을 모두 없애고 이른바 ‘스마트 오피스’를 도입한 곳이 있다. 공공기관 중에서도 늘 경영 혁신을 선도해온 한국동서발전(사장 김용진)은 '혁신의 아이콘' 구글을 벤치마킹해 '스마트 오피스'를 도입하기로 결정하고 공기업 최초로 실험과도 같은 변화를 시도했다.
◆ 공기업 최초로 '스마트 오피스' 도입
'스마트 오피스'란 조직 단위의 사무실 배치가 아닌 기능별 사무실 배치로 협업과 소통이 가능한 창의적인 사무공간을 말한다. 직급별로 정해진 책상이 아니라 클라우딩 서버를 기반으로 공용 PC를 통해 언제 어디서나 효율적으로 일할 수 있기 때문에 창의성과 생산성을 높일 수 있다.
동서발전은 2014년 울산혁신도시로 이전하면서 부서 간 벽을 허물고 개인 책상과 PC, 전화기를 모두 없앴다. 또 사무실 입구에 자리 잡고 있던 부서별 복사기와 팩스, 프린터도 마찬가지다. 부서 한쪽에 병풍처럼 줄지어 서 있던 캐비닛과 책꽂이, 서류함도 사라졌다.
그럼 어떻게 일을 하라는 것일까. 경험해보지 못한 사람들은 그저 막막하기만 할 것이다. 기존의 부서 단위가 아닌 '처' 단위로 50~60명이 한 층에서 함께 일하는 이색적인 모습이다. 개인 책상 대신 누구나 함께 이용할 수 있는 공용 책상 위에 모니터와 키보드만 있을 뿐이다.
직원들은 아무 자리에나 앉아서 자신의 ID로 접속해 일하면 된다. 또 유무선 통합전화를 통해 회사 전화도 개인 휴대폰으로 함께 통화할 수 있고, 클라우드 프린팅 시스템을 도입해 불필요한 공간을 최대한 줄였다.
그렇게 줄인 공간을 활용해 회의실은 물론 직원들을 위한 휴게실과 북카페(독서실), 체육시설을 대폭 늘려 만족도를 높였다. 심지어 사옥 내에 풋살경기장까지 만들었다.
야근할 때도 이색적인 풍경이 빚어진다. 한 층에 한두 명만 일해도 저녁 늦게까지 불을 켜두는 게 일반적인 모습이지만, 동서발전은 야근자들이 한곳에 함께 모여서 일한다. 때문에 절전 효과는 물론 다른 부서 동료들과 함께 교류하고 정보를 나눌 수도 있다.
김용진 동서발전 사장은 “스마트 오피스를 도입하면서 부장과 직원의 자리 구분을 없애고 파티션과 복도, 서류 캐비닛 등 많은 것을 없앴다”면서 “그 대신 업무 효율성이 높아지고 직원들 간의 이해와 소통, 수평적 협업 문화가 생겨났다”고 강조했다.
◆ 개인 책상·파티션 없앴더니 협업 강화돼
스마트 오피스를 처음 도입했을 때는 다소 어색하고 불편하기도 했지만, 2년이 지난 지금 어떤 공기업보다도 직원들의 만족도가 높다. 고정석이 아닌 유연좌석제는 개인의 업무 효율은 물론 다른 직원들과의 협업과 소통을 통해 창의적이고 혁신적으로 일할 수 있는 분위기를 조성해주기 때문이다.
회사 전체로도 부장과 직원 자리의 구분이 없어지고 개인 간 칸막이는 물론 부서 간 칸막이도 사라져 직원과 상사, 직원과 직원 간의 소통과 협업을 촉진하는 효과가 있다.
개인 휴대폰과 사내전화를 연계한 유무선 통합전화 시스템은 외부 출장 시에도 고객과 통화할 수 있어 업무 처리가 용이하다. 공기업으로서 24시간 국민과의 소통 채널을 열어뒀다는 점에서도 의미가 크다는 평가다.
사무실 구조가 열린 공간으로 바뀌고 수평적인 기업문화가 자리 잡으니까 회의문화도 서서히 바뀌기 시작했다. 부서장이 일방적으로 지시하는 회의에서 자유롭게 토론하고 소통하는 회의문화가 정착되기 시작됐다.
동서발전은 나아가 풋살장과 농구장, 테니스장, 야외음악당, 야외분수대, 강당 등 문화?체육시설을 지역 주민들에게 개방해 지역사회와의 벽을 허무는 데도 심혈을 기울이고 있다.
이 같은 노력의 결과로 지난 5월 행정자치부가 116개 공공기관을 대상으로 실시한 ‘정부 3.0 추진실적 평가’에서 당당히 1위로 평가됐다.
동서발전의 이 같은 변화는 다른 공공기관은 물론 기업과 학교, 언론사 등 타 기관의 벤치마킹 대상이 되고 있다. '스마트 오피스가 궁금하다면 동서발전에 가보라'는 말이 나올 정도다.
김용진 사장은 “앞으로도 유연하고 수평적인 회사 문화를 만들기 위해 노력할 것”이라며 “나아가 국민 행복에 기여할 수 있는 서비스를 지속적으로 시행해 정부 3.0의 선도적 롤모델 역할을 하겠다”고 다짐했다.
[뉴스핌 Newspim] 최영수 기자 (dream@newspim.com)
