- 상법 유권해석 결과 대부분의 문서 스캐닝 보관 허용 -- 스캐닝 기준 절차 마련 위해 '전자거래기본법' 개정키로 -▣ 앞으로 기업들이 종이문서를 보관하기 위해 따로 창고를 두거나 보관해 놓은 서류를 찾느라 창고를 뒤지지 않아도 될 전망이다. 대신 종이문서를 스캐닝을 통해 전자적으로 보관하고 필요할 때 쉽게 검색해서 업무에 활용하면 된다.▣ 산자부는 최근 상법상 문서보존 규정*에 대한 법무부의 유권해석을 통해 그동안 법적 효력여부가 불분명했던 ‘종이문서의 스캐닝을 통한 전자적보관’이 가능한 것으로 결정되었다고 밝힘 *상법 33조3항 : 장부 서류는 마이크로필름 기타의 전산정보처리조직에 의하여 보존할 수 있다.◇ 이에 따라 대차대조표, 발기인의사록, 주총의사록, 정관, 이사회의사록, 감사록 등 상법에서 특별히 원본 보존을 명시한 극히 일부문서를 제외한 대부분의 장부와 서류를 스캐닝을 통해 보관할 수 있게 되었음▣ 또한 산자부는 스캐닝 문서의 경우 위변조가 용이하기 때문에 스캐닝기준․절차가 없을 경우 법적으로 가능함에도 불구하고 실제 활성화가 어려운 현실을 감안,◇ 스캐닝 문서 보관을 촉진하기 위해 ｢전자거래기본법｣을 개정하여 ①‘스캐닝문서 보관’의 근거 규정을 마련하고 ②신뢰할 수 있는 스캐닝 기준․절차를 제정할 계획이며 ㅇ 7월 중 ｢전자거래기본법｣ 개정안을 마련하여 공청회 등을 통한 의견수렴을 거쳐 금년 정기국회에 개정안을 제출, 빠르면 내년 상반기부터는 실제로 스캐닝보관이 활성화될 수 있을 것으로 전망 ◇ 스캐닝문서 보관이 활성화되면 문서 보관에 소요되는 비용을 상당부분 절감할 수 있을 뿐만 아니라 업무프로세스 전자화를 통해 사무실 생산성을 획기적으로 제고할 수 있을 것으로 전망〈스캐닝과 관련한 기업의 문서보관 실태〉 ㅇ현재 금융권, 통신업계 등 기업들은 각종 청약서류, 전표 등을 스캐닝 시스템을 통해 전자화하고 심사, 검색 등 업무에 활용하고 있으나 - 스캐닝문서 보관의 법적 허용여부가 불분명, 따로 종이문서 원본을 보관하고 있어 막대한 보관비용 발생 및 분실, 화재 등의 위험에 노출 ※ 모 시중은행의 경우 5억장에 달하는 문서보관을 위해 15,000㎡의 창고를 보유하고 있으며 현대차는 연간 5톤 트럭 30대 분량 문서 발생 ※ 종이문서보관을 위해 은행권(1,500억원), 보험업(900억원), 카드사(1,200억원), 제조업(1조원 이상) 비용 소요 ㅇ관련업계는 ‘스캐닝문서 보관’을 법 제도의 미비가 기술 업무 프로세스 발전을 가로막고 업무 효율화 비용절감을 저해하는 대표적인 사례로 지적▣ 한편 스캐닝문서 보관이 가능하게 됨에 따라 스캐닝문서 보관이 오는 9월부터 세계 최초로 시행되는 ｢공인전자문서보관소｣의 주요 비즈니스 모델로 떠오를 전망이며◇ 이에 따라 그동안 사업 초기 확실한 수익모델에 대한 우려로 보관소 사업에 참여를 관망하던 업체들의 사업참여가 활발해 지는 등 공인전자문서보관소의 조기 활성화에도 크게 기여할 것으로 보임